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1.及时接听电话电话接听应当及时，遵循“铃响不过三”的原则。墓地管理员要在电话铃响三声以内接听电话，并且用亲切、优美的声音自报单位名称，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时应有“我代表单位形象”的意识。若电话中对方说的话很重要，最好准备好纸和笔放在旁边，同时对着听筒重复对方的话，以检验是否理解得正确。

2.态度温和，声音清晰明朗

墓地管理员说话时声调要显得温和，打电话时要保持良好的心情，这样即使对方看不见自己，但是从亲切的语调中也会被感染，给对方留下极佳的印象。由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。打电话时绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是摆出懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果打电话的时候.弯着腰躺在椅子上，对方听到的声音就是懒散的;若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此在打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势，这样对方就会对通话人乃至该单位有好印象。打电话时，应自然发声，不故意做出嗲声嗲气的“假嗓子”，嘴要离开话筒约一小手指的距离。

3.了解来电目的，认真清楚地记录来电内容

仔细倾听对方的讲话，把耳朵贴近话筒。为了表示在专心聆听并且已经理解，还要不时地称“对”道“是”，以给对方积极的反馈。清楚来电目的，有利于采取合适的处理方式。随时牢记“5W1H”技巧。所谓“5W1H”是指“When”(何时)、“Who”(何人)、“Where”(何地)、“What”(何事)、“Why”(为什么)、“How”(如何进行)。在工作中，这些资料都是十分重要的，对打电话、接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，合理运用“5W1H”技巧。

4.复述来电要点，礼貌结束

电话接听完毕之前，要复述来电要点，防止记录错误或偏差。例如，应对会面的时间地点、联系电话等信息进行核查校对，避免出现错误。最后的道谢也是基本礼仪。来者是客，以客为尊，不要因为不直接面对客户而认为其不重要。工作人员对客户应该心存感激向他们道谢并送出祝福。在通话即将结束时，应该礼貌地请对方先收线，让对方先结束电话，然后轻轻地把话筒放回原处，整个沟通过程才算圆满结束。